Электронные сделки могут вскоре уравнять с бумажными

С 1 июля 2014 года нотариусы совершают нотариальные действия по удостоверению равнозначности:
— электронного документа документу на бумажном носителе;
— документа на бумажном носителе электронному документу.

Совершение названных нотариальных действий регламентировано статьями 103.8, 103.9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе означает подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе.
Изготовленный нотариусом электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и документ на бумажном носителе, равнозначность которому удостоверена нотариусом.
Не допускается удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность.
Изготовление электронного документа для удостоверения его равнозначности документу на бумажном носителе осуществляется нотариусом путем изготовления электронного образа документа на бумажном носителе и подписания его квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Для совершения нотариального действия по удостоверению равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, предусмотренного статьей 103.8 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариусу лицом, обратившимся за совершением данного нотариального действия, представляется документ на бумажном носителе.

Нотариус на бумажном носителе изготавливает электронный образ документа, представленного лицом, обратившимся за удостоверением равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе.
Электронный образ документа на бумажном носителе формируется в виде одного файла изображения в формате PDF.
В формируемый файл электронного документа, являющийся электронным образом документа, включается удостоверительная надпись, совершенная нотариусом в электронном виде.
Электронный образ документа, содержащий удостоверительную надпись, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью и передается лицу, обратившемуся за удостоверением равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, способом, согласованным с данным лицом (например, по электронной почте, на отчуждаемых машинных носителях, таких как CD/DVD-ROM, флэш-карты или иные устройства, используемые для хранения информации).

Требования к формату изготовленного нотариусом электронного документа утверждены приказом Минюста России от 29.06.2015 № 155. Электронный документ изготавливается нотариусом в виде XML-файла, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в формате PKCS#7 (отделенная электронная подпись в кодировке DER).

Однако, если электронный документ требуется для представления в орган государственной власти, орган местного самоуправления или во внебюджетные фонды и нормативным правовым актом установлены требования к формату такого документа, нотариус изготавливает электронный документ с учетом таких требований в соответствующем формате.
Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу означает подтверждение тождественности содержания представленного нотариусу электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе.
Для совершения нотариального действия по удостоверению равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу, предусмотренного 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариусу лицом, обратившимся за совершением данного нотариального действия, представляется электронный документ.
Представленный нотариусу электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью.

Квалифицированная электронная подпись лица, от которого исходит документ, проверяется, подтверждается ее принадлежность в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Нотариусом изготавливает документ на бумажном носителе, на котором проставляется удостоверительная надпись, после чего документ передается лицу, обратившемуся за совершением нотариального действия.

Изготовленный нотариусом документ на бумажном носителе имеет ту же юридическую силу, что и электронный документ, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

Нотариальный тариф за удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу или электронного документа документу на бумажном носителе составляет 50 рублей за каждую страницу документа на бумажном носителе (статья 22.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).

Помимо нотариального тарифа при совершении рассматриваемых нотариальных действий нотариусом может взиматься плата за оказание услуг правового и технического характера.

уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц).электронная подпись, полученная в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи, указанном в квалифицированном сертификате, позволяющая определить лицо, подписавшее электронный документ и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания. Созданные нотариусом электронные документы и подписанные его усиленной квалифицированной электронной подписью обладают той же юридической силой, что и документы на бумажном носителе.

Поправки о цифровых правах вступили в силу

В рамках реализации Указа Президента Российской Федерации от 7 мая 2018 года № 204 «О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации на период до 2024 года» сформирована национальная программа.

Она предполагает развитие следующих направлений:

«Нормативное регулирование цифровой среды»;

«Кадры для цифровой экономики»;

«Информационная инфраструктура»;

«Информационная безопасность»;

«Цифровые технологии»;

«Цифровое государственное управление».

И сегодня многие используют сервисы государственных услуг, регистрации бизнеса, осуществления сделок в режиме онлайн. Вместе с тем российский индекс инноваций не находится в первой двадцатке.

Причин такого невысокого достаточно много:

развитие новых технологий, например, криптовалют;
развитие инфраструктуры;
недостаточное использование в секторах экономики работниками.
использование Интернета не всеми гражданами страны;
недостаточное правовое регулирование;

В этой связи, безусловно, необходимы изменения, в том числе в регулировании цифровых прав и электронных сделок. Это совершенно необходимые меры, которые безусловно позволят расширить использование цифровых технологий.

Цифровые права

В настоящее время отсутствует понятие цифровых прав, с 1 октября 2019 года вводится их регулирование. Цифровыми признаются права, содержание и условия осуществления которых определяются по правилам информационной системы, отвечающей установленным законом признакам.

Цифровые права будут иметь следующие особенности:

осуществление, распоряжение, в том числе передача, залог, обременение цифрового права другими способами или ограничение распоряжения цифровым правом возможны только в информационной системе;
осуществление, распоряжение цифровыми правами осуществляется без обращения к третьему лицу;
по общему правилу обладателем цифрового права считается лицо, которое может им распоряжаться;
переход цифрового права по сделке не требует согласия должника.

Создание цифровых прав, сфера их использования и особенности оборота будут определяться федеральными законами, разрабатываемыми с участием Банка России, Минфина, Минэкономразвития и иных ведомств.

Электронная форма сделки

Сегодня достаточно распространены электронные сделки. Это и сделки между контрагентами, расположенными в разных городах, и регистрация прав на недвижимое имущество. Конечно, сегодня появились и мошеннические схемы, например, с регистрацией недвижимости.

С 1 октября 2019 года изменятся правила о письменной форме сделки: к ней приравнено совершение сделки с помощью электронных и иных технических средств. Для совершения сделки в электронной форме необходима возможность воспроизвести ее содержание в неизменном виде на материальном носителе, а также достоверно определить волеизъявляющее лицо.

Целый ряд сделок можно заключать в электронной форме:

При заключении розничного договора купли-продажи может быть выдан электронный чек (изменения в ст. 493 ГК РФ);

Выставление товаров в сети «Интернет» признается публичной офертой таких товаров, как и когда товары выставляются в месте их продажи (изменения в ст.

494 ГК РФ);

В форме электронного документа или путем обмена электронными документами может быть заключен договор номинального счета (изменения в ст. 860.2 ГК РФ);

Нормы о договоре страхования дополнены прямым указанием на возможность заключения договора страхования в электронной форме (изменения в ст. 940 ГК РФ).

После идентификации пользователей в информационной системе дальнейшее их поведение подчиняется алгоритму компьютерной программы. Лицо, приобретающее цифровое право, получит этот объект автоматически при наступлении определенных обстоятельств.

Сделка будет исполнена без дополнительных распоряжений сторон: у продавца будет списано цифровое право, а у покупателя деньги. Таким образом, воля лица, направленная на заключение договора, включает в себя и волю, направленную на исполнение обязательства.

Законом и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований.

Требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Напомним о статье 11 Закона об информации, где говорится об обмене электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения.

Представляется, что в случае с договорами, оформленными на бумаге, одним из способов достоверного определения лица может быть почерковедческая экспертиза.

Для договора об оказании услуг по предоставлению информации введена новая особенность: в нем может быть предусмотрена обязанность одной или обеих сторон не совершать в течение определенного периода действий, в результате которых информация может быть раскрыта третьим лицам.

Электронные сделки есть — регулирования нет

Сегодня многие компании заключают сделки онлайн, например, подписывая договор путем обмена скан-копиями.

Но налоговый орган часто такие сделки считает незаключенными, поскольку, например, Концепция выездных налоговых проверок говорит о том, что руководители должны лично встречаться. Но вот на практике сделки уже давно преобразовались.

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Таким образом, юридическую силу электронной подписи можно придать путем подписания соглашения о ее использовании.

К примеру, участники электронного взаимодействия могут договориться, что получение электронного сообщения с определенного адреса электронной почты будет равнозначно подписанию документа простой электронной подписью.

Также пользователю может быть предложено зарегистрировать личный кабинет в качестве необходимого условия использования того или иного сервиса.

Судебной практикой подтверждается возможность использования СМС-кода в качестве простой электронной подписи. Также сведения об отправителе могут содержаться в метаданных сообщения.

Но вот самый простой вариант обмена скан-копиями, фотографиями так и не получил закрепления в электронных сделках: то есть электронные сделки оферты и акцепта есть, а с точки зрения законодательства такой договор является незаключенным.

Минусы цифрового пространства

Цифровое пространство и цифровое регулирование имеет «подводные камни». Так, в настоящее время не разработан механизм законодательного регулирования цифрового права. Кроме того, в настоящее время распространение получила киберпреступность —одна из главных проблем 21 века. Под данным понятием подразумевается совершение преступлений в сфере высоких технологий.

Киберпреступление — это любое незаконное действие в электронной сфере, которое совершено с использованием компьютерных технологий либо против них.

Сегодня фактически никто из пользователей интернета не может быть полностью застрахован от мошенничества в цифровом мире.

К сожалению, право в цифровом пространстве еще не до конца развито и не может гарантировать наказание за неправомерные действия в сети Интернет. Поэтому введение понятие цифровых прав и электронных сделок не избавит общество от мошенничества, не защитит авторские права, не избавит от неправомерных сделок, в том числе с недвижимостью.

Также цифровое пространство нельзя полностью регулировать, поскольку оно развивается вне рамок одной страны, а развитие в других странах намного более сформировано, чем в финансовых операциях.

Очевидно, что изменения в электронных сделках и цифровых правах не изменит статистику в использовании интернета в финансовых операциях. Кроме того, понятие «цифровые деньги» не будет закреплено в законодательстве, а также не будет установлено понятие криптовалюты.

Цифровые права в принципе не могут существовать в системе сугубо административного управления экономическими процессами путем насаждения одних только запретов и ограничений. Существует также проблема использования цифрового пространства за рубежом крупными компаниями и средним бизнесом. Малый бизнес фактически не может влиять на цифровое пространство. В редакции, подготовленной к рассмотрению в первом чтении, законопроект содержал понятие «цифровые деньги», но в последующем оно было изъято. Под ними признавалась не удостоверяющая право на какой-либо объект гражданских прав совокупность электронных данных (цифровой код или обозначение), созданная в децентрализованной информационной системе и используемая пользователями системы для осуществления платежей.

Закреплялось, что цифровые деньги необязательны к приему при осуществлении всех видов платежей (не являются законным средством платежа), однако в случаях и на условиях, установленных законом, могут использоваться физическими и юридическими лицами в качестве платежного средства. Таким образом, фактически не получат развитие расчеты виртуальными деньгами, не появится собственная криптовалюта. Законодательство фактически закрепляет уже установленные цифровые права и электронные сделки.

Безналичные денежные средства, бездокументарные ценные бумаги, имущественные права приобретут следующую структуру:

вещи (включая наличные деньги и документарные ценные бумаги);

иное имущество, в том числе имущественные права (включая безналичные денежные средства, бездокументарные ценные бумаги, цифровые права).

Изначально в законопроекте была более широкая формулировка.

Договор считался заключенным «в случаях выражения лицом своей воли с помощью электронных или иных аналогичных технических средств (например, путем передачи сигнала, в том числе при заполнении формы в сети Интернет), если по условиям принятия такого волеизъявления совершения указанных действий достаточно для выражения воли или если из сложившегося в соответствующей сфере деятельности обычая следует, что совершение указанных действий признается соблюдением письменной формы сделки». По сути, стороны могли самостоятельно определять, является ли договор заключенным или нет.

Плюсы цифрового пространства

Цифровые права и электронные сделки должны быть урегулированы прежде всего для защиты самих участников сделок. Очень важно установить оборот таких объектов. В настоящее время развиваются финансовые активы, выпущенные в электронном виде.

Сделки будет проще осуществлять, например, путем подписания на сайте, осуществляя волеизъявление. Для этих целей может быть использована отправка SMS-уведомлений. Для определения лиц, которые выражают волю, может быть использована единая биометрическая система.

Вместе с тем, например, завещания нельзя будет составлять и согласовывать с помощью электронных или иных технических средств, что позволит обезопасить наследников от передачи недобросовестным лицам имущества. Одновременно получат распространение смарт-сделки.

Они подразумевают, что при определенных условиях информационная система сама может совершать необходимые действия: простейший пример — автоплатеж, который можно настроить в банке.

Таким образом, цифровые права — это современный синоним свободы предпринимательства, свободы информационного взаимодействия, свободы интернета, свободного перетока капитала, договорной свободы.

Перспективы развития цифровых прав и электронных сделок

Интернет-технологии и интернет-права развиваются семимильными шагами — появляются новые сервисы, возможности заключения договоров онлайн, растет количество онлайн покупок и финансовых услуг. Сегодня в мире 5,11 млрд уникальных мобильных пользователей, что на 2% больше, чем в прошлом году.

Статистика интернета такова:

в 2019 году аудитория интернета насчитывает 4,39 млрд человек, что на 366 млн (9%) больше, чем в январе 2018 года;

в социальных сетях зарегистрировано 3,48 млрд пользователей. По сравнению с данными на начало прошлого года этот показатель вырос на 288 млн (9%);

сегодня 3,26 млрд человек заходят в социальные сети с мобильных устройств. Это на 10% больше, чем в прошлом году, когда с мобильных в соцсетях сидело на 297 млн человек меньше.

В России насчитывается 109,6 млн интернет-пользователей, уровень проникновения — 76%. И сегодня законодательное регулирование просто не успевает за развитием таких технологий.

Поэтому регулирование цифровых прав и электронных сделок является только одной «ласточкой» в регулировании цифрового пространства. Сегодня достаточно много законопроектов, которые призваны развивать цифровое пространство:

№ 419090-7 «О привлечении инвестиций с использованием инвестиционных платформ» (законопроектом регулируются отношения по привлечению инвестиций коммерческими организациями или индивидуальными предпринимателями с использованием информационных технологий, а также определяются правовые основы деятельности операторов инвестиционных платформ по организации розничного финансирования (краудфандинга);

№ 419059-7 «О цифровых финансовых активах» (законопроект направлен на регулирование отношений, появляющихся при возникновении, учете и обращении цифровых прав и цифровых финансовых активов).

Появление новых цифровых возможностей существенно упрощает нашу жизнь, но, поскольку эти отношения не урегулированы напрямую российским законодательством, создаются большие риски. И принятие новых норм позволит снизить риски в части обращения цифровых прав, покупки финансовых активов и использования новых средств платежа.

Электронная форма сделки и ее особенности

Сделки юридических лиц между собой и гражданами, согласно п. 1 ст. 161 ГК РФ, должны заключаться в простой письменной форме. На основании п. 1 ст. 160 Гражданского кодекса сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами.

Стоит сразу заметить, что закон не вводит понятие «электронная форма сделки», а просто приравнивает ее к письменной форме. Поэтому и расширяется абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ, согласно которому письменная форма сделки будет также считаться соблюденной, если выполняются оба условия:

она совершена с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки,

вместо подписи использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. При этом, законом, иными правовыми актами или соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю.

Нормы статьи 160 ГК РФ находят свое отражение и в п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса. В соответствии с ней, договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ.

Положения, касающиеся возможности сторон договориться о достоверном способе определения лица, выразившего волю, представляются наиболее интересными. Фактически, законодательно закреплено право лиц письменно договориться о том, каким именно образом будет происходить обмен документами между ними и что будет считаться при заключении сделки надлежащей офертой и акцептом.

Например, если между сторонами в письменной форме заключено соглашение о том, что получение письма со сканированным договором, подписанным одной стороной, с конкретного электронного адреса будет считаться офертой, а направление другой стороной с конкретного электронного адреса подписанного скана этого договора будет считаться акцептом оферты, то с точки зрения новой редакции статьи 160 Гражданского кодекса РФ, письменная форма сделки будет соблюдена. Данную схему можно упростить и просто закрепить, что лицом, направившим проект договора или подписанный скан договора с указанного электронного адреса, является надлежащим образом уполномоченный на подписание договора представитель контрагента.

Исходя из законодательного регулирования статьи 160 ГК РФ, по общему правилу все сделки могут быть заключены в электронной форме, если соблюдены условия, перечисленные в данной статье. При этом, Гражданский кодекс также закрепляет несколько отдельных договоров, для которых прямо предусмотрено их заключение в электронной форме, а именно:

розничный договор купли-продажи, в подтверждение заключения которого может быть выдан электронный чек (ст. 493 ГК РФ);
размещение товаров в сети Интернет (с предоставлением сведений о продаваемых товарах — описаний, каталогов, фотоснимков товаров) признается публичной офертой на приобретение таких товаров, даже если не указана цена (ст. 494 ГК РФ);
договор номинального счета может быть заключен в форме электронного документа или путем обмена электронными документами (ст. 860.2 ГК РФ);
договор страхования, для которого теперь также предусмотрена возможность его заключения в электронной форме (ст. 940 ГК РФ).

Закрепление именно в этих договорах возможности их заключения в электронной форме, на мой взгляд, связано исключительно с определенной социальной важностью данных договоров (следует отметить, что доля таких договоров довольно велика, и она постоянно растет).

Например, большую часть всех сделок, заключаемых через Интернет, составляют сделки розничной купли-продажи, поэтому прямое указание на возможность покупки товаров через Интернет без дополнительных условий соблюдения формы сделки видится оправданным. Подобное закрепление позволяет и гражданам, заключающим сделки, чувствовать себя более защищенными, и судам, рассматривающим споры, вытекающие из данных сделок, не погружаться в вопрос заключенности сделки, а исследовать вопрос по существу.

Зачастую юридическим лицам удобнее заключать сделки путем обмена сканами.

Данная практика широко распространилась в последние несколько лет, при этом часто после обмена сканами стороны направляют друг другу оригиналы, чтобы у проверяющих органов не возникли вопросы.

Нередко при этом оригиналы по разным причинам так и не доходят до получателя. Что будет, если дело дойдет до суда, а оригиналы стороны так и не представят? В таком случае есть несколько вариантов.

Стороны в суде не оспаривают заключение договора, косвенно подтверждают его наличие. При таких обстоятельствах суды признают договоры заключенными и рассмотрят скан-копии договоров в качестве надлежащего доказательства (Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 11.06.2019 N Ф03-1794/2019 по делу N А51-9182/2018).

В госдуму внесён законопроект, устанавливающий принципы сосуществования «электронного» и «бумажного» государства

Бумажная справка, поданная в госорганы, будет иметь приоритет перед электронной. Депутаты Госдумы — Александр Москалец, Владимир Плигин и Андрей Кокошин — внесли в Госдуму законопроект, устанавливающий крайне важные для граждан в ближайшие месяцы принципы сосуществования «электронного» и «бумажного государства».

Проект призван уже с 1 июля урегулировать ряд спорных вопросов, связанных со стремительным внедрением в практику институтов «электронного государства».

Общие принципы законопроекта: гражданин вправе предъявить бумажные справки и документы, имеющие де-факто приоритет перед электронными, государство начинает поиск внутри себя «электронных документов» только в случае, если гражданин решил ему это поручить, гражданин вправе не предъявлять бумажную версию справки, если государство имеет у себя электронную.

Законопроект, внесенный в Госдуму тремя депутатами, согласно пояснительной записке к нему, призван «уточнить» вступающие в силу нормы п. 2 ст.

7 закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», согласно которым госорганы не вправе требовать от претендента на госуслугу документы и информацию, которые и без этого находятся в их распоряжении.

Норма предполагала аннулировать необходимость с 1 июля предъявлять в госструктуры бумажные справки и удостоверения для получения госуслуги (например, выписку из ЕГРЮЛ), кроме установленных закрытым списком.

Впрочем, очевидно, что это палка о двух концах: она не учитывала ситуацию, когда заявитель имел на руках документ, а информация с его содержанием в соответствующем государственном реестре могла отсутствовать.

Буквальное ее исполнение просто аннулировало большую часть имеющихся на руках граждан бумажных документов, автоматически считая истинной лишь внутреннюю информацию в госреестрах.

Достаточно внушительный проект поправок к нескольким десяткам законов (от закона «О социальной помощи» до Градостроительного кодекса) призван исправить эту ситуацию к 1 июля 2011 года на новых принципах. В явной форме приоритет бумажного документа над электронным в проекте не описан.

Тем не менее практически во всех поправках законодатель исходит из нескольких простых принципов.

Государство по-прежнему берет на себя обязанность собственными запросами (как правило, в течение пяти дней) запрашивать справки и прочие документы, которые оно имеет в собственных базах или базах данных других ведомств, — но только в том случае, если заявитель не представил их сам в том или ином виде по своей инициативе. Однако госорган по-прежнему не имеет права запрашивать документ, который у него уже имеется: обмен «электронными справками» начинается лишь в том случае, если заявитель их не захотел предоставить сам.

Одним из частных случаев поправок является снятие с 1 июля для граждан необходимости при регистрации по месту жительства предоставлять помимо паспорта документы, устанавливающие его право на «постоянную прописку»: свидетельство о регистрации прав на недвижимость, договор социального найма, долгосрочный договор об аренде с владельцем, прошедший госрегистрацию, регистрирующие органы должны получать внутренним электронным обменом сами. В тексте поправок это заявлено, впрочем, как право «не предъявлять документ» такого рода: право предъявлять документ у гражданина остается. По сути, эта же конструкция употребляется и в случае расчета пенсий, и при регистрации жилого строения, и при подаче аккредитационной заявки — в законопроекте 48 содержательных пунктов.

Впрочем, законпроект, несмотря на всю свою либеральность, практически не отвечает на вопрос, что делать, если «электронный документ» госоргана противоречит «бумажному» — на руках граждан.

В нескольких статьях лишь указано, что проблемы с получением «электронной справки» внутри государства гражданина или юридическое лицо-заявителя беспокоить не должны, а в одном из мест законопроекта (описывающего право покупки госсобственности) предполагается, что сделка по «подозрительному» для госорганов документу все равно совершается, но в случае неверных сведений, предоставленных в «бумажной» версии заявителя, будет ничтожной. Тем не менее конфликт «электронного» и «бумажного государства» проект снимает с 1 июля лишь отчасти.

Коммерсант

Не допускается использование всех материалов, размещенных в разделе «Мониторинг СМИ» официального сайта Министерства связи и массовых коммуникаций РФ, без указания их правообладателя, указанного для каждой публикации

ЭДО: мифы и реалии электронного документооборота | Новости от Эвотора

28 Февраля 2020

Системы электронного документооборота (ЭДО) упрощают процессы и избавляют от лишней бумажной работы, но пока среди руководителей еще много предубеждений к «цифре».

Рассказываем, какие мифы существуют вокруг ЭДО и насколько они реальны – удобнее работать с бумагой или «цифрой», как быть с электронными подписями, подходит ли ЭДО малому бизнесу, есть ли риск кражи документов в цифровом формате.

Для многих компаний удобнее работать по-старинке – традиционные документы в бумажном виде с печатями и подписью руководителя или главного бухгалтера. Например, это договор о поставке или оказании услуг, который оформлен на бумаге и его можно пощупать руками. Это вопрос привычки – руководителям сложно отказаться от привычного уклада с бумажным документооборотом.

Но реальность в том, что бумажные документы можно подделать и многие предприниматели сталкивались с такой проблемой. Подделывают и подписи, и печати. Это приводит к судебным спорам, финансовым потерям и даже краху бизнеса.

Электронная подпись – более надежная альтернатива (если подпись приобретается в аккредитованных удостоверяющих центрах). Цифровая подпись заменяет традиционные подпись и печать юридического лица, это специально зашифрованные данные, прикрепляемые к документам в электронном виде.

Электронная подпись подтверждает подлинность и авторство документов. С помощью этого инструмента можно сдавать через Интернет отчетность в государственные органы, обмениваться бухгалтерскими документами с партнерами и клиентами, заключать и расторгать договора.

Миф 2. Электронные документы украдут или оператор ЭДО передаст их третьим лицам

Среди собственников бизнеса есть опасения, что документы в цифровом виде могут украсть или как-то иначе использовать. В первую очередь, подозрение ложится на операторов электронного документооборота.

На практике операторы ЭДО работают по защищенных протоколам, а клиенты получают доступ к системе только одним из двух способов – либо по индивидуальному логину и паролю, либо по сертификату квалифицированной электронной подписи.

То есть, чтобы передать документы в электронном виде от одного участника другому, нужно использовать один из режимов подтверждения. Пароли пользователей системы ЭДО хранят в закодированном виде, для этого используют защищенные облачные хранилища.

Ключи сертификатов для доступа есть только у пользователей.

Поэтому, если собственник бизнеса ни с кем не делился данными для доступа, то документы надежно защищены – у операторов ЭДО отработанные технологии защиты данных, многоуровневые схемы защиты и резервирование данных.

За сохранность данных несут ответственность операторы электронного документооборота. Если все-таки произойдет форс-мажор в виде утечки данных, то отвечать за это по закону будет оператор ЭДО.

Актуальный реестр операторов ЭДО можно проверить на сайте Федеральной налоговой службы. Требования к операторам ЭДО прописаны в Приказе ФНС России, а их деятельность регулируется Налоговым Кодексом, Законом об электронной подписи, Законом об информации, информационных технологиях и о защите информации, Приказом Минфина России от 10.11.2015 N 174н.

Миф 3. В бумажных документах проще ориентироваться

Этот миф также завязан на старых привычках – если десятилетиями складывались определенные правила систематизации бумажной документации, то будет сложно быстро и без проблем переучить сотрудников на работу исключительно с электронными документами.
Удивляет в этом противостоянии прогрессу то, что уже сейчас почти вся документация создается на компьютере – новые документы и таблицы создаются в офисных программах, а потом распечатываются на ближайшем принтере.
Будет удобнее хранить эти документы только в электронном виде и пользоваться всеми преимуществами:

электронный документ быстро создается, редактируется, можно сделать неограниченное количество копий и отправить всем участникам;
в электронном виде гораздо проще найти требуемую информацию в документе по сравнению с поиском на бумажном носителе;
перевод документации в электронный вид экономит пространство и упрощает архивирование;
увеличивается скорость принятия решений – быстрее и удобнее обменяться документами в электронном виде, что-то исправить и переделать по сравнению со старым форматом пересылки документации обычной почтой.

Миф 4. У поставщиков подписи разных удостоверяющих центров, нам не подходит система ЭДО

Для цифрового документооборота есть только одно важное условие – необходимо использовать квалифицированные электронные подписи. Какой конкретный удостоверяющий центр выдал подпись вашей организации или контрагентам, значения не имеет. То есть, ваша компания и ваши контрагенты могут использовать подписи от разных аккредитованных центров.

Миф 5. Сложно настроить работу ЭДО – у компании сотни контрагентов по всей стране

Еще один распространенный страх руководителей – у компании множество разбросанных по всей стране контрагентов, поэтому настроить эффективный цифровой документооборот сложно, если вообще возможно. В реальности все наоборот – система ЭДО идеально подходит для работы с большим количеством партнеров, упрощая обмен важной документацией.

Работа в «цифре» позволяет ускорить процесс обмена информацией. Если, например, в контракте допущена ошибка, можно быстро переделать документ и отправить повторно. При пересылке почтовыми службами такое исправление ошибки может занимать недели.

Миф 6. Малому бизнесу не подходит цифровой документооборот

От владельцев малого бизнеса часто можно услышать, что у них ограниченные ресурсы, поэтому переходить еще и на цифровой документооборот нет смысла. Но если посмотреть объективно, то ситуация обратная – в условиях ограниченных ресурсов нет возможности нанять отдельный персонал для рутинной работы с бумагами.

Сотрудники тратят время на штамповку и регистрацию документов, ведение архива. Хотя хорошая система ЭДО упростит все эти процессы и даст доступ к любому необходимому документу в несколько кликов мышки.

Миф 7. Стоимость систем ЭДО – невыгодно платить за каждый отправленный документ

Это зависит от выбора конкретной системы ЭДО и тарифных планов. Отдельные операторы действительно предлагают тарифные планы с оплатой за отправку каждого документа, но есть пакетные тарифы – фиксированная оплата за месяц или за большой пакет отправленных документов.

Базовые тарифы на ЭДО стартуют от нескольких тысяч рублей в год, можно сравнить это с расходами на почтовые и курьерские доставки, офисную технику и её обслуживание. Если пересчитать все расходы бумажного документооборота, то «цифра» для большинства компаний обойдется дешевле. Плюс многие компании предлагают акции и скидки.

В зависимости от выбранного оператора цифрового документооборота и его тарифов меняется стоимость отправки документов, но обычно у систем ЭДО все входящие документы бесплатно.

Миф 8. У нас мало контрагентов и бумаг, нет смысла переходить на систему ЭДО

Здесь стоит задуматься о перспективе. Если сегодня у вас малый бизнес с несколькими контрагентами, типовыми контрактами и передачей актов и счетов-фактур, это может измениться в будущем.

Лучше еще на малых объемах грамотно настроить процессы, оптимизировать расходы. Если в будущем планируется рост и масштабирование бизнеса, изначально правильно настроенные процессы документооборота упростят этот рост.

Бюрократия и бизнес: как снизить бумажную волокиту

Многоуровневую бюрократическую систему России считают одной из главных проблем при ведении бизнеса.

Она не только во многом усложняет развитие отечественного предпринимательства, но и провоцирует нарушения – все больше бизнесменов предпочитают «прятаться в тень», чтобы избежать трудностей с «канцелярщиной».

О необходимости преодоления этой проблемы и снятия с предпринимателей груза ответственности говорят давно, но кардинальных изменений пока не наблюдается.

По результатам опроса Всероссийского центра изучения общественного мнения, среди факторов, препятствующих открытию собственного дела в России, бюрократия занимает второе место (22% ответов) сразу после высоких налогов (25%). Отсюда и статистика, показывающая, что, по мнению 62% респондентов, вести честный бизнес в нашей стране невозможно.

Но действительно ли все так печально?

С одной стороны, государство пытается создавать условия, способствующие упрощению для предпринимателей начала официальной деятельности. Самый простой пример – регистрация в качестве индивидуального предпринимателя. Это несложная процедура, предусматривающая небольшой пакет документов в соответствии со ст. 22.

1 Федерального закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

От заявителя потребуются: заявление (форма Р21001), ксерокопия всех страниц паспорта, квитанция об оплате госпошлины и уведомление о переходе на упрощенную систему налогообложения (далее – УСН) (в трех экземплярах), если необходимо.

УСН, кстати, тоже помогает снизить долю бюрократического бремени, поскольку заменяет оплату трех налогов (НДС, НДФЛ и налога на имущество) одним. Несложно подсчитать, во сколько раз это облегчает жизнь предпринимателя.

С другой стороны, именно малый бизнес с организационно-правовыми формами ИП и ООО в основном страдает от бюрократии. Большое количество надзорных органов и частые проверки, «замораживающие» работу предприятия, явно не идут тому на пользу. А с учетом коррупционной составляющей, нередко проявляющейся в ходе визита аудиторов, «тиски» сжимаются еще сильнее.

Спасаясь от перегруженного надзора и контроля, предприниматели «уходят в тень». Раз не позволяют существовать легально, обременяя поборами и бумажной волокитой, зачем платить и официальные налоги? – к таким выводам нередко приходят они. Звучит логично, но в то же время пугающе. В 2018 г. доля теневого сектора российской экономики составила около 20% ВВП, то есть порядка 20 трлн руб.

К чему это может привести в дальнейшем? Вероятнее всего, к увеличению налогов, которые лягут как раз на плечи «играющих в открытую» предпринимателей. А затем – к росту цен на продукцию, что совсем некстати, учитывая падение доходов населения страны с 2014 г.

Разумеется, проблема излишней бюрократизации волнует не только граждан и предпринимателей, она напрямую касается самих госорганов, и государство старается оптимизировать процесс документооборота, снижая количество бумаг там, где это возможно.

За последние годы многое сделано для того, чтобы уйти от излишних бюрократических процедур во взаимодействии с судебными и налоговыми органами.

Например, процессуальные документы можно подать в арбитражные суды в электронном виде, как и сдать отчетность посредством Интернета, без визита в налоговые органы.

Также есть возможность заказать через Интернет многие документы – это касается как бизнеса, так и частных лиц (выписки из ЕГРЮЛ, ЕГРН). Благодаря указанным мерам снизилась нагрузка на офисы за счет уменьшения очных обращений и существенно возросла скорость обработки данных.

Многие подобные документы требуют подписи, в этом случае допустимо воспользоваться электронной цифровой подписью.

ЭЦП надежнее рукописной подписи на бланке, которую намного проще подделать, и отличить подделку в состоянии только эксперт. Тем не менее от фальсификации ЭЦП тоже никто не застрахован, хотя подобные случаи очень редки.

Доказательствами недействительности оформленной электронной подписи (в случае, если она поддельная) будут:

–квалифицированный сертификат (выдается в удостоверяющем центре, его нужно сохранить);
подписи получившего электронную подпись лица;
регистрационное дело в удостоверяющем центре.

ЭЦП необходима, чтобы обмениваться посредством Интернета не только информативными письмами, но и юридически значимыми документами (договорами, актами и т.д.). Для организации указанного документооборота можно использовать любой вид ЭЦП – в зависимости от целей, а также договоренности пользователя с другими участниками электронного обмена информацией.

При этом, как уже не раз отмечалось, участники данной формы документооборота экономят время и освобождают себя от многочисленных встреч, общаясь посредством Сети. Кроме того, для электронного документооборота характерны централизованная структура, систематизированное хранение электронных документов, процесс согласования также существенно упрощается.

«Забюрократизированность» наблюдается и при совершении сделок с недвижимостью в аспекте взаимодействия с Росреестром ввиду большого объема документов.

Так, наиболее удобный способ оформить сделку с недвижимостью – заключить договор у нотариуса, который затем направит в электронном виде документы на регистрацию в Росреестр.

Но оказание данной услуги занимает длительное время, необходимо отсканировать множество документов, поэтому нотариусы зачастую даже не стремятся ее оказывать. В данный момент стала доступна онлайн-регистрация договоров аренды.

В целом регистрация перехода прав на недвижимость – сложный и трудозатратный процесс, требующий изучения большого количества документов, поэтому говорить об упрощении в этой сфере пока рано.

Конечно, многочисленные документы, справки и проверки усложняют жизнь, но в то же время, если бы их не было, наблюдали ли бы мы изменения в лучшую сторону? Или, наоборот, ощутили бы снижение качества товаров и продукции, халатное отношение торговых точек к безопасности на производстве и противопожарным нормам?

Другое дело, что сложившийся механизм требует оптимизации.

На мой взгляд, необходимо стремиться к обоюдному сотрудничеству между бизнесом и контролирующими органами, чтобы предписания Роспотребнадзора, Росздравнадзора и других служб выполнялись осознанно, а не «для галочки», а проверки ставили собой цель не оштрафовать собственника, а указать на недочеты и помочь их исправить. Не стоит забывать и о пересмотре перекрестных требований ведомств, «конфликтующих» друг с другом и создающих для бизнесменов лишние барьеры. К исключению подобных условий следует подойти с особой тщательностью.

Сегодняшняя ситуация с бюрократизацией переломная. Все больше ведомств переходят на взаимодействие в режиме онлайн, упрощают порядок оказания услуг, а значит – сложный документооборот, толстые папки и десятки справок постепенно уходят в прошлое.